Zoeken naar een hulpmiddel, wachten op informatie, te veel voorraad van het ene product en mispakken op andere materialen. Herken je dit? Dan is de werkplek nog niet optimaal ingericht.
Als basis voor verbetering is een stabiele basis nodig. Een stabiele basis creëer je door een optimale werkplekorganisatie. Een methode om de werkplekorganisatie te optimaliseren is de 5S-methode.
De 5S-methode.
5S is een methode om in 5 stappen tot een nette, geordende, gestandaardiseerde en veilige werkomgeving te komen.
De 5S-en staan voor:
- S1: Seiri – Scheiden (sorteren)
- S2: Seiton – Schikken (selecteren van locaties en voorraadhoogte bepalen)
- S3: Seiso – Schoonmaken
- S4: Seiketsu – Standaardiseren
- S5: Shitsuke – Stimuleren en in stand houden)
Mogelijke extra stap (S6): Safety (veiligheid)
Waarom 5S?
5S is toepasbaar in elke organisatie op elke werkplek, dus ook in kantooromgevingen. Het is een eenvoudige methode die altijd succes heeft.
Wat levert 5S op?
- Productiviteitsverhoging
- Een goede basis voor verbeteringen
- Het brengt positieve energie en motiveert medewerkers
- Bedrijfsuitstraling
- Minder kwaliteitsproblemen
Aanpak
Stel eerst één of meerdere teams samen waarmee je de werkplekorganisatie gaat verbeteren. Bij voldoende draagvlak en capaciteit kan je een programma opstarten voor de hele organisatie. Je verdeelt alle medewerker over teams van 10 tot 20 personen. Een andere manier is om met één team te beginnen. Je zult zien dat in dit geval de vraag vanuit de organisatie ontstaat om ook een 5S programma te mogen doen
Een succesvol bewezen aanpak is een workshop te organiseren per 5S-stap. In iedere workshop behandel je de theorie van de betreffende 5S-stap en gaat vervolgens direct met het team aan de slag.
Om de voortgang in beeld te brengen gebruik je een 5S-checklijst waarbij per stap de status van het team vastgesteld wordt. Deze zogenaamde 5S-rondes loop je bij iedere workshop met het team. Na afronding van de workshops laat je de 5S-rondes periodiek uitvoeren door verschillende functionarissen in de organisatie waarbij alle niveaus betrokken worden.
De 5 stappen in het kort:
In de praktijk
Mijn ervaring met de 5S-methode is dat mensen enthousiast worden van werkplekoptimalisatie. Het helpt namelijk de mensen met het oplossen van zaken waar ze dagelijks last van hebben. Er gaat veel tijd en geld verloren met zoeken naar spullen, onnodige handelen, wachten, storingen, onnodig hoge voorraadniveaus of voorraad op de verkeerde plaats en dingen die niet in één keer goed gaan. Iedereen wordt blij met een oplossing voor deze verspillingen.
Een belangrijk aspect is dat de medewerkers zelf de werkplek aan de hand van de 5 stappen kritisch beoordelen en verbeteren. Zij staan zelf aan het roer. De leidinggevende faciliteert, zorgt voor de benodigde ondersteunende middelen en begeleid het team in het traject.
5S werkplekorganisatie brengt gegarandeerd succes en meer werkplezier voor iedereen.
Ik hoor graag wat jouw ervaringen zijn via het reactieveld hieronder.